Ondertitel
Medirisk Fellowship: van theorie naar praktijk #4 Sippie Donkervoort
Hoe geven deelnemers aan het Medirisk Fellowship Nieuw Veiligheidsdenken handen en voeten aan de theorie? Hoe passen zij dit toe in hun zorginstelling? In een nieuwe serie interviews krijgen fellows het woord om praktijkervaringen te delen en anderen te inspireren. In deel 4: Sippie Donkervoort, manager Kwaliteit en Veiligheid Nij Smellinghe.
Psychologische veiligheid essentieel
“We willen al onze collega’s laten kennismaken met Safety II”
In Nij Smellinghe verspreidt het Safety-II-gedachtegoed zich als een olievlek over de organisatie. Knap werk van de fellows Nieuw Veiligheidsdenken, waarvan het ziekenhuis er nu drie telt en straks vijf.
“Enthousiasme kun je in een grote organisatie lastig in je eentje verder brengen”, vertelt Sippie Donkervoort, manager Kwaliteit en Veiligheid. “Daarom bundelen we onze krachten.” Afgelopen jaar volgde ze het fellowship van Medirisk, samen met collega Carolina van den Akker, bedrijfskundig manager. Een jaar eerder deed kinderarts en Quality Officer Alwin Brouwer dat. “We zijn samen aan het pionieren en dat geeft een fijne flow.”
Elke gelegenheid grijpen de fellows aan om het nieuwe veiligheidsdenken ter sprake te brengen. In het managementteam, de medische staf, het verpleegkundig stafbureau, de raad van toezicht, de ondernemingsraad en in zoveel mogelijk teams. “We willen alle collega’s graag laten kennismaken met het gedachtengoed.” Afgelopen jaar kwam het onderwerp ook aan bod op het jaarlijkse interne inspiratie-event. Dat stond in het teken van veerkracht en psychologische veiligheid, onder het motto ‘denken, doen en groeien’. Vanwege het overweldigende aantal aanmeldingen besloot de organisatie uit te wijken naar een nabijgelegen theater.
Heling
Enthousiasmeren en kennis delen is de eerste stap, implementatie van het nieuwe veiligheidsdenken de volgende. Ook dat vordert gestaag. Nij Smellinghe loopt voorop met de zogeheten herstelgerichte werkwijze bij claims, een laagdrempelige, versnelde procedure door eigen juristen. Donkervoort: “Voorheen werden claims meer buitenshuis afgehandeld en daar ging best wat tijd overheen. Nu gaan we zo snel mogelijk zelf in gesprek met patiënten of naasten en de betrokken zorgprofessionals. De nadruk ligt daarbij op herstel: wie heeft wat nodig en hoe kunnen we daaraan tegemoet komen? Het is voor iedereen beter als emoties niet blijven sudderen en etteren. Zorg dat ze op tafel komen en dat er naar elkaar wordt geluisterd. We zijn er inmiddels van overtuigd dat de kans op heling voor alle betrokkenen dan het grootst is.”
Volgende stap in de implementatie is de behandeling van calamiteiten volgens de Safety-II-inzichten. Tijdens het fellowship is daar een start mee gemaakt, in de vorm van micro-experimenten met VIM-meldingen. “Het MT stond daar meteen achter en ook de betrokken zorgprofessionals waren heel coöperatief”, zegt Donkervoort.
Succes
De Learning Teams-methode die in de micro-experimenten werd toegepast, is onlangs positief geëvalueerd. Het is de wens om ook meldingsplichtige calamiteiten op deze manier te gaan behandelen. “We hebben het succes gezien, we durven het als fellows aan en de calamiteitencommissie staat ervoor open.” Donkervoort en haar collega-fellows gaan de leden van de calamiteitencommissie en een aantal managers binnenkort trainen in de Learning Teams-methode.
Open gesprek
‘Gewoon doen’, is haar devies voor ziekenhuizen die de stap naar implementatie ook willen zetten. “Voordat je een complete procedure wijzigt – met alle interne, vaak tijdrovende beleidsstappen die daarbij horen – is het van belang om samen de meerwaarde van de Learning Teams-methode te ervaren. Pak een VIM-melding, klacht of lastig thema, ga met de betrokkenen om de tafel zitten en geef simpelweg ruimte aan een open gesprek over het dagelijkse werkproces waar de melding uit voortkomt. Luister en vraag door: wat komen de betrokkenen in dat werkproces tegen in de praktijk, hoe lossen ze op wat anders verloopt dan verwacht? Ik sta elke keer weer versteld van de waardevolle inzichten en ook van het enthousiasme en de betrokkenheid die deze aanpak oplevert. Het is vaak een uitdaging om met al die volle agenda’s iedereen aan tafel te krijgen, maar daarna ga je als een speer!”
Natuurlijk kent de implementatie van Safety-II ook obstakels. “Het is hier en daar nog wel zoeken. Bijvoorbeeld als het gaat om de wijze van rapporteren. In gesprekken over calamiteiten is psychologische veiligheid essentieel: iedereen moet vrijuit kunnen praten. Zwart op wit vastleggen wat er is gezegd past daar niet bij. We willen graag met de inspectie en andere stakeholders in gesprek over een manier van rapporteren die de psychologische veiligheid waarborgt en tegelijk een goede terugkoppeling biedt aan betrokken zorgprofessionals en patiënt en naasten.”
Voor elkaar zorgen
De olievlek breidt zich inmiddels ook buiten het ziekenhuis uit: Nij Smellinghe is sinds januari 2025 bestuurlijk gefuseerd met ZuidOostZorg, een zorg- en kennisorganisatie in het noorden. “Daar hebben we onderling ook al Safety-II-lijntjes kunnen leggen. Want of je nou in het ziekenhuis werkt of in de ouderenzorg: het is allemaal mensenwerk. Voor mij is de grootste winst van het nieuwe veiligheidsdenken: werken aan goede en waardevolle zorg, door samen te leren en met én voor elkaar te zorgen. Die belangrijke uitgangspunten delen we graag met onze nieuwe collega’s.”