Medirisk Fellowship: van theorie naar praktijk # 2 Monica Grasveld
Hoe geven deelnemers aan het Medirisk Fellowship Nieuw Veiligheidsdenken handen en voeten aan de theorie? Hoe passen zij dit toe in hun zorginstelling? In een nieuwe serie interviews krijgen fellows het woord om praktijkervaringen te delen en anderen te inspireren. In deel 2: Monica Grasveld, directeur PPP-Zorg
Ervaringen delen, geen schuldige aanwijzen
“We maken in zeer korte tijd enorme meters”
“Ik vind het iedere keer weer shocking als ik van zorgprofessionals hoor hoe fijn en leerzaam ze het vinden om met elkaar in gesprek te gaan. Datgene waar het om draait, daar waar het gebeurt, krijgt in veel organisaties de minste aandacht. Het systeem er omheen des te meer. En het is eigenlijk zo simpel.”
Monica Grasveld volgde in 2024 het Medirisk Fellowship Nieuw Veiligheidsdenken. Als directeur van haar missie gedreven bureau PPP-Zorg begeleidt ze, regelmatig samen met Medirisk, zorgorganisaties bij het verbeteren van de kwaliteit en onderlinge samenwerking. Daar hoort sinds enkele jaren ook het anders omgaan met calamiteiten bij.
Zo begeleidde ze afgelopen jaar drie casussen in Zorggroep Noorderboog, een middelgrote ouderenzorgorganisatie in het noorden van het land. “Dat deden we in de vorm van dialogen met de zorgprofessionals die bij de calamiteit betrokken waren. Je zou het Learning Teams kunnen noemen, al gebruiken we die term zelf niet”, vertelt Grasveld.
Complexe context
Het fellowship leverde haar meer theoretische onderbouwing op voor de aanpak die ze zelf al jaren op gevoel en ervaring hanteert. “De theorie bevestigt dat de context van een incident veel breder en complexer is dan je in eerste instantie misschien zou denken. In mijn ogen doen de calamiteitenonderzoeken die gestoeld zijn op Safety-I-veiligheidsdenken geen recht aan die context.” Daarom kan Grasveld zich volledig vinden in de uitgangspunten van Safety-II, waarvan ze voor het eerst hoorde tijdens het jubileumcongres van Medirisk in 2017.
“Als gespreksleider van multidisciplinaire dialogen na een calamiteit ben ik vanaf de start heel duidelijk: ‘we zitten hier bij elkaar om jullie ervaringen te delen, niet om een schuldige te vinden’. In die dialogen komt alles wat relevant is op tafel. Dat vinden zorgprofessionals de allergrootste winst vergeleken met bijvoorbeeld de PRISMA-aanpak: dat ze er zélf van mogen leren, dat ze zélf oplossingen mogen aandragen. Het klinkt als een open deur, maar zo is het in de praktijk nog lang niet overal.”
Herstelgericht gesprek
De aanpak van Grasveld bestaat uit drie gesprekken: een zogeheten herstelgericht gesprek, een luisterdialoog en een oplossingendialoog. Het eerste gesprek vindt plaats binnen een week na de calamiteit en is gericht op het verwerken van de impact die een calamiteit heeft op de direct betrokkenen: wat hebben zij nodig voor herstel? Een ieder die daar behoefte aan heeft is welkom. “In dat gesprek proberen we samen in beeld te krijgen wat er precies is gebeurd. Iedereen onthoudt flarden, bekijkt de situatie vanuit het eigen perspectief en zit hoog in de emotie. We proberen met elkaar een zo compleet mogelijk plaatje te vormen.”
Werkprocessen identificeren
Ook de relevante werkprocessen worden geïdentificeerd. “Denk bijvoorbeeld aan een val-incident: een verwarde mevrouw is van de trap gevallen. Relevante werkprocessen hierbij zijn: hoe signaleren we verwardheid, hoe gaan we intern om met verwardheid, bijvoorbeeld op het gebied van bewegingsvrijheid, wat doen we als eerste als we iemand vinden die gevallen is, enzovoort. In de zogeheten luisterdialoog ontrafelen we vervolgens hoe er dagelijks in deze werkprocessen wordt gewerkt, welke disciplines daarbij betrokken zijn en welke verbeterpunten er naar boven komen.”
Creatieve oplossingen
Twee weken na de luisterdialoog vindt de oplossingendialoog plaats. “In de tussentijd hebben verbeterpunten kunnen sudderen en zijn er oplossingen bedacht, vaak heel creatieve. Soms schuiven er nog andere disciplines aan, omdat bijvoorbeeld de schoonmaak of ICT een rol in de oplossing blijkt te hebben. Al met al maken we in zeer korte tijd enorme meters. Niet alleen om calamiteiten te voorkomen, ook om werkprocessen te optimaliseren en samenwerking te verbeteren.”
Missie
De reacties op de dialoogaanpak bij een calamiteit zijn zonder uitzondering positief. “Zorgprofessionals zeggen heel vaak: ‘hèhè, eindelijk een waardevolle bespreking over ons dagelijkse werk, in plaats van over veranderingen of verbetermaatregelen van hogerhand’. Het is eigenlijk zo logisch dat Safety-II zorgprofessionals erg aanspreekt. Hopelijk staan steeds meer zorgorganisaties hiervoor open. Samen met Medirisk wil ik zorgprofessionals, managers en bestuurders in de praktijk laten ervaren wat de enorme meerwaarde is van dit gedachtengoed. Dat is onze missie.”